“É impossível haver progresso sem mudança e quem não consegue mudar a si mesmo não muda coisa alguma” (George Bernard Shaw).

O programa 5S vai muito além do que organizar os armazéns, é uma mudança cultural, quebrando paradigmas antigos, em prol de armazéns mais eficientes, focados na redução de desperdícios e no aumento da lucratividade. É algo que deve estar no sangue e na respiração daqueles que fazem o dia a dia dos armazéns, construindo o resultado a cada minuto. Porém, para isso, deve ser praticado, cobrado e aperfeiçoado, constantemente, por todos, visando à eficiência do resultado final das operações de armazenagem. 

Já parou para pensar que podemos e devemos ganhar dinheiro com as operações de armazenagem? Claro que sim, apesar de os armazéns serem, por sua própria natureza, gestores e mantenedores de custos, podem também ser, para as organizações, operações extremamente lucrativas, baseadas na redução de custos, sem que isso impacte no nível de serviços de fornecimento dos itens ali armazenados para seu cliente final. A aplicação sistemática dos conceitos de 5S pode minimizar muitas perdas implícitas nos armazéns, permitindo a continuidade das operações, em caso de queda dos sistemas, minimizando os possíveis erros de operação, otimizando o tempo de adaptação de novos funcionários, melhorando o ambiente de trabalho, entre outros ganhos, que auxiliam na eficiência dos armazéns.

Etapas do 5S / Foto: adaptada por Alan Junio

O que é o 5S em armazéns

A metodologia 5S foi desenvolvida por Kaoru Ischikawa, na década de 1950, no Japão. A sua criação teve como finalidade acelerar a organização e a recuperação da economia do país, arrasado no pós-guerra. Os resultados foram tão bons que, até hoje, é considerado o principal instrumento de gestão da qualidade e produtividade no Japão. A aplicação sistemática dessa metodologia, por si só, leva à melhoria contínua. 

O 5S dentro de um armazém, assim como em todas as áreas de atividade industrial, tem como objetivo não somente a limpeza, mas também a criação de um ambiente favorável à exposição dos desperdícios inerentes ao processo. Mais do que enxergar esses desperdícios, é entendê-los como desperdícios. Isso faz as organizações buscarem eliminá-los.

Os passos

Apesar de existirem vertentes e nomenclaturas diferentes para cada passo do 5S, a base é sempre a mesma e pode ser descrita como sendo:

I. Separação (Senso de Utilização (Seiri)): Eliminar os itens obsoletos, equipamentos inutilizados, embalagens desnecessárias e tudo o mais que for desnecessário. O metro cubico é dinheiro.

II. Organização (Senso de Organização (Seiton)): Aplicar, sempre que possível.
a. Ter posição fixa, exceto quando é necessária a adoção de armazenamento; dinâmico.
b. Ter rotas fixas;
c. Ter qualidades fixas;
d. Ter fácil identificação;
e. Ter diferenciação por cores.

III. Limpeza (Senso de Limpeza (Seisou)): Tornar o ambiente limpo e iluminado, com segurança nas operações. 

IV. Normalização ( Senso de Padronização ( Seiketsu)): Padronizar as atividades, etiquetas, sinalização, rotas e posições. “Procedimentos & identificação”.

V. Disciplina (Senso de Disciplina ( Shitsuke)): O que foi padronizado deve ser mantido , regras têm de ser obedecidas, não confiar na memória e sim nos métodos.

A aplicação

A metodologia 5S, nos armazéns, deve seguir as mesmas premissas de implantação da metodologia, que são adotadas em programas 5S, nas organizações. As estratégias como a definição do dia “D”, para marcar a abertura do programa, o destaque das ações de mutirão dos 5Ss ( dias intensivos em cada senso), entre outras. Os sensos de separação, organização e limpeza são ações básicas, que levarão aos times dos armazéns a quebra de seus hábitos antigos, para criar a verdadeira consciência de desenvolver procedimentos e de segui-los como algo natural na rotina. Os sensos de normatização e disciplina são os mais desafiadores, na implantação do programa, pois trazem à tona o pensamento de novas maneiras de realizar as rotinas sem desperdício de equipamento, tempo, dinheiro, pessoas, e a disciplina de fazer disso uma rotina natural dentro das operações, que não podem parar e não devem errar.

Considerações Finais 

O 5S nada mais é do que uma boa dose de bom senso nas operações de armazenagem. A sua prática deixa o armazém não apenas limpo e organizado, mas leva à padronização correta das atividades, à destinação e à identificação adequada dos materiais, e ao aprendizado, em conjunto com o time envolvido, da importância de melhorar a maneira de como são executadas as atividades.

Armazéns eficientes são aqueles que operam de maneira enxuta, sem prejudicar o nível e atendimento aos clientes internos e externos, com redução de custos, tempo e matérias desnecessários.

“Para mover seu armazém, o primeiro passo é mover a si mesmo” (adaptação da frase de Platão).

Fonte: Artigo Original: Viviane Pimenta e Bruno Martinelli. Adaptado por Treyce Pires Co-autora.



Viviane Pimenta, especialista em Logística pela UFMG, é consultora pela Logística Líder e professora universitária pela Faculdade Promove em Sete Lagoas. Contato: 31 3773-9819 /  consultoria@logisticalider.com.br