Coluna / Novas Tecnologias / 5 ferramentas gratuitas do Google que melhoram a produtividade da sua empresa

Para quem não sabe, o Google vai muito além de ser “só” o “gigante das buscas” na internet. Ele possui uma série de ferramentas, algumas delas um pouco escondidas naqueles nove quadradinhos do Google Apps localizados no canto superior direito da tela do Gmail. O próprio Gmail é uma verdadeira mão na roda em relação a outros servidores de e-mail. Confira abaixo algumas dicas de ferramentas Google para otimizar o seu trabalho.

1. Gmail: a ferramenta de e-mails do Google vai muito além de só receber e enviar e-mails. É possível realizar videochamadas (até com mais de uma pessoa ao mesmo tempo), criar fóruns de conversas e categorizar mensagens por assunto, criando tags e cores diferentes para elas. Tem até a opção de criar tarefas e acompanhar sua realização (quase um Trelo). Como? Para criar ou ver tarefas, clique em “Gmail” logo abaixo da logo do Google e acima do botão vermelho “escrever”. Dica: pagando, você pode usar o domínio da sua empresa dentro da ferramenta do Gmail. Mais em gsuite.google.com/intl/pt-BR/products/gmail/

2. Formulários: Pelo Google Forms, localizado no Drive, você cria formulários com vários tipos de perguntas (abertas e fechadas), gera um link e manda para seus contatos responderem. Se é para um evento com limite de participantes, há plugins que limitam a quantidade de respostas e o tempo para responder. Depois, você pode gerar relatórios de respostas com gráficos, respostas individuais e uma tabela de Excel com todas as respostas. Como? Ele fica um pouco escondido. Estando no Drive, clique em “+Novo”, depois em “Mais” e depois em “Formulários Google”.

3. Agenda: Marque reuniões e convide as pessoas para participar. Elas irão receber um e-mail com título da reunião, data, horário e local. Elas confirmam a participação e essa reunião passa a fazer parte da agenda delas. Na véspera (em data e hora definidos por você), todos recebem um e-mail lembrando do compromisso. Você também pode compartilhar sua agenda com outras pessoas ou marcar seus próprios compromissos pessoais (como datas de aniversários) para não esquecer de nada.

4. Gestão de Documentos: O Drive é ideal para compartilhar arquivos de trabalho, incluindo aqueles que são escritos “a várias mãos”. É praticamente um Windows Office on line, com suas próprias versões do Word, Excel, PowerPoint e Paint, todos compatíveis com os formatos da Microsoft, sendo possível importar os arquivos que você já tem no seu computador. Isso praticamente acaba com dois problemas comuns para quem trabalha com arquivos locais: o controle de versões (tudo o que é alterado fica registrado no histórico) e a mobilidade (você pode acessar os arquivos em qualquer lugar). Também tem os aplicativos de Mapas e Criação de Sites. Há também a opção de hierarquizar os acessos aos arquivos. Você define quem pode acessar quais arquivos e os níveis de permissão (só ver e baixar ou ver, editar e baixar). O espaço gratuito é generoso: 15 gigas!

5. Alertas: No Google Alerts, você insere palavras de assuntos que te interessam. Pense nas principais palavras-chave relacionadas ao seu negócio, o nome da sua empresa, os produtos ou serviços que vende. Sempre que algum site publicar algum texto, artigo ou matéria com essas palavras, você receberá um e-mail com os links. É possível definir a periodicidade desses e-mails: assim que a página é publicada, resumo diário, semanal ou mensal. Se a entrega for muito grande, vá deixando de seguir algumas palavras ou tente especificar mais. Como? Só acessar google.com.br/alerts

O Google está sempre lançando ou mesmo melhorando aplicativos. Com pouco tempo de uso, você se acostuma e começa a ver os resultados em economia de tempo, eficiência e comodidade. Conhece outra ferramenta gratuita do Google para melhorar a gestão no trabalho? Deixe sua sugestão nos comentários e até a próxima!

Marcelo Sander – @mbsander
Jornalista, especialista em Marketing Político, Gestão de Projetos Culturais e Web Jornalismo. Palestrante e professor de Novas Tecnologias, Marketing Digital, Comunicação Empresarial e Mercado Profissional nas Faculdades Promove. Gerente de Gestão Estratégica e de Resultados da Secretaria Municipal de Orçamento, Planejamento e Tecnologia de Sete Lagoas. Editor do blog www.mercadowebminas.com.br. Com passagens por agências digitais em Belo Horizonte, Governo de Minas, Prefeitura de Sete Lagoas e Câmara Municipal, trabalha com conteúdo web desde 2001.