Gestão do tempo: como aproveitar cada momento com eficiência | Coluna | Silvio de Sá

O tempo é um dos recursos mais valiosos que temos. Tudo o que fazemos depende dele e, ao contrário de outros recursos, ele não pode ser comprado, vendido, alugado ou substituído. Cada dia oferece uma nova oportunidade que jamais se repetirá. Por isso, quem administra bem o tempo consegue aproveitar melhor as chances que surgem ao longo da vida.

Segundo Peter Drucker, um dos maiores estudiosos da gestão, “o tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado”. Considerando essa premissa, o autor sustenta que o tempo e a produtividade estão diretamente relacionados às escolhas que fazemos. Aqueles que organizam suas prioridades de forma eficiente conseguem realizar mais tarefas, atingir seus objetivos e ainda reservar espaço para o descanso, o lazer e os cuidados com a saúde.

E sendo assim, na perspectiva do autor supracitado, a produtividade significa unir eficiência e eficácia. A eficácia consiste em fazer as coisas certas, focando no que é realmente relevante e prioritário. Já a eficiência refere-se à execução das atividades da melhor maneira possível, otimizando os recursos disponíveis.

Para ser produtivo, é fundamental saber o que deve ser feito e como fazer da melhor maneira. No livro “Os 7 Hábitos de pessoas altamente eficazes”, Stephen Covey ressalta a importância de concentrar o tempo em atividades que tragam resultados a longo prazo e que estejam alinhadas aos valores e propósitos individuais (objetivos).

Portanto, gerenciar o tempo envolve estabelecer metas claras. Para isso, é importante analisar sua situação atual e refletir sobre seus resultados, listar seus objetivos separando-os em curto, médio e longo prazo, avaliar se suas metas são realistas e se você possui as habilidades necessárias para alcançá-las, estabelecer um cronograma com prazos definidos para cada objetivo e organizar suas atividades de acordo com sua importância e prioridade.

Para tanto, saber diferenciar o que é importante do que é urgente faz toda a diferença na administração do tempo. As atividades importantes são aquelas essenciais para atingir seus objetivos, enquanto as urgentes exigem atenção imediata, mas nem sempre contribuem para o crescimento pessoal ou profissional. Essa distinção foi abordada por autores como Brian Tracy, que destaca que priorizar tarefas de maior impacto pode transformar significativamente a produtividade de uma pessoa.

Por outro lado, o clássico princípio de Pareto no ensina que 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços. No planejamento do tempo, isso significa identificar as atividades que geram maior impacto e priorizá-las. Concentre-se em tarefas estratégicas e minimize a energia gasta em atividades de baixo retorno. Timothy Ferriss, autor de “Trabalhe 4 Horas por Semana”, enfatiza que eliminar tarefas desnecessárias e delegar responsabilidades são práticas essenciais para uma gestão de tempo eficaz.

Algumas ferramentas podem auxiliar na organização do tempo, como a lista mestra, que reúne todos os projetos e atividades organizados por prioridade e prazo, e a lista de lembretes, que contém tarefas diárias que devem ser executadas para avançar nos projetos maiores.

Para melhorar a administração do tempo, é essencial definir prioridades e concentrar-se no que realmente importa, criar uma agenda para estruturar sua rotina, planejar o dia com antecedência garantindo produtividade, evitar distrações que podem comprometer seu desempenho e revisar periodicamente suas metas, ajustando sua estratégia conforme necessário.

Administrar o tempo de forma eficaz é uma questão de escolha. Planejar o dia, definir prioridades e manter o foco nas atividades mais relevantes são estratégias essenciais para melhorar a produtividade e conquistar objetivos. Como defende David Allen, criador do método GTD (Getting Things Done), “sua mente é para ter ideias, não para armazená-las”, destacando a importância de um planejamento estruturado.

Por fim, podemos resumir esse breve ensaio com a seguinte frase: gerenciar o tempo é, na verdade, gerenciar a própria vida.